Quand et pourquoi avoir décidé de devenir Office Manager ?
J’ai décidé de devenir Office Manager après de nombreuses expériences professionnelles en tant que juriste dans un premier temps (j’ai un parcours universitaire en droit et je suis spécialisée en droit du numérique et des médias), d’expériences au sein de services commerciaux et administratifs. J’avais acquis des compétences variées et il m’a semblé que celles-ci seraient parfaites pour prendre en charge un poste d’Office Manager. J’étais devenue avec l’expérience une sorte de couteau-suisse.
De plus, je n’avais plus envie de ne faire qu’un seul et même métier (être « simplement » juriste) ce qui me semblait trop restreint et me mettait trop à part des autres collaborateurs. Je souhaitais être au cœur de l’action de l’entreprise, avoir un impact sur plusieurs projets. Etant de nature très curieuse, j’avais envie d’occuper une fonction très polyvalente.
Pourquoi avoir décidé de devenir Office Manager externalisée ?
Après quelques années en poste et un confinement, j’ai réalisé que je maîtrisais mon job, que je n’avais jamais eu autant confiance en mes compétences depuis le début de ma carrière.
Ainsi, étant de nature très indépendante, j’ai réalisé qu’en me lançant à mon compte, j’allais pouvoir aider et accompagner non pas un dirigeant et une équipe, mais plusieurs dirigeants et découvrir plusieurs équipes. Ma curiosité de cette expérience était trop forte. Je me suis lancée très rapidement, un peu au hasard, sans avoir véritablement de client en tête.
J’ai eu de la chance de trouver des clients très rapidement.
Mon métier est différent maintenant qu’avant où j’avais le temps d’aller très en profondeur dans mes projets. Il me faut être plus rapide et efficace aujourd’hui. M’adapter plus vite à chaque client, bien différent d’un autre, utilisant des outils propres à son activité.
En 2021, j’ai plus appris qu’en des années il me semble.
L’avantage aussi est que je peux construire un socle d’outils que je peux réutiliser au quotidien en les réadaptant à mon client.
Une bonne journée d’Office Manager, ça ne démarre jamais sans … ?
Un bon café en grains, de chez Café Royal par exemple, Fip Radio et un bon fou rire (et une chansonnette) avec les collaborateurs lorsque nous sommes sur site !
C’est quoi les galères d’un Office Manager ?
La polyvalence des tâches à accomplir en simultanée ! Le plus dur est d’être focalisé sur un dossier juridique nécessitant une concentration importante mais d’être dérangée à propos d’un sujet tout à fait différent ! Ce qui peut parfois être frustrant, si nos missions n’ont pas bien été communiquées aux autres collaborateurs, c’est que ces derniers n’ont pas conscience de la diversité de nos missions. L’élément le plus difficile à gérer pour moi, c’est surtout la peur de prendre des vacances pour ne pas être noyée sous la masse de travail en revenant car personne n’aura pu gérer ton travail.
Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?
Un simple merci sincère d’un dirigeant ou d’un collaborateur que nous avons pu aider et le sourire des collaborateurs quand tu leur prépares une surprise (anniversaire).
L’organisation d’un séminaire apporte également une immense satisfaction. Voir les collaborateurs heureux, satisfaits et soudés donne vraiment du sens à mon travail.
Une chose que vous avez mis en place dont êtes particulièrement fière ?
Un onboarding poussé, sérieux et convivial ! Le fait qu’un nouvel arrivant débute son aventure avec sa nouvelle entreprise ; rassuré, confiant, et qu’il se sente suivi et intégré même avant son arrivée est pour moi indispensable. J’ai tenté de mettre en place tout ce qui m’avait manqué lors de mes expériences passées. Un bon onboarding (et même offboarding) est crucial pour le développement de la marque employeur et la fidélisation des équipes.
Le métier d’Office Manager manque-il de reconnaissance ?
Clairement oui, sur le plan de la rémunération lorsque j’étais salariée, il est difficile de prouver que nous sommes un réel atout business ! La polyvalence des Office Manager a pour conséquence que cette accumulation de tâches semble normale pour tous. Une OM n’est pas une simple secrétaire ! Malheureusement, ce terme est utilisé à mauvais escient très souvent.
En tant que Freelance, la relation client/Office Manager, est vraiment différente. Au contraire, le client a besoin de notre aide et est très souvent très reconnaissant. La relation se construit différemment, je crois qu’on crée davantage une équipe lorsque nous sommes freelance avec le dirigeant que nous accompagnons.
Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?
D’accumuler des expériences variées pour vous apporter de la polyvalence dans vos connaissances. Et surtout d’avoir confiance en votre cerveau !!! Personne ne sait tout sur tout, aucun Office Manager ne maitrise tous les sujets. Alors réfléchissez, vous trouverez forcément une solution à tout et n’oubliez pas que Google et votre réseau d’Office Manager peuvent être vos amis ! Il est nécessaire d’avoir ses atouts en tête pour prioriser ses missions. N’est-ce pas génial d’apprendre de nouvelles choses tous les jours ? La curiosité et la rigueur sont les clés ! Si tu as cela, alors tu es prêt(e) !
Un petit mot pour terminer sur le métier d’office manager ?
Il s’agit principalement d’avoir un rôle de facilitateur de business.
Être Office Manager, c’est apprendre à être une petite maman, un chef d’orchestre de l’ombre, à être toujours en forme et prêt relever tous les défis. C’est surtout un métier enrichissant, qui force à se surpasser, c’est faire le grand écart entre des dossiers très sérieux et des tâches plus futiles (mais indispensables). C’est être le garant du bien-être de tous et de permettre à votre direction de se sentir soulagée de certaines tâches et de partir en vacances l’esprit tranquille !
