Ne négligez pas la mise en place de votre piste d’audit fiable !
Mettre en place une piste d’audit fiable c’est une garantie de conformité et de sécurité pour votre entreprise.
La dématérialisation des factures a instauré une obligation cruciale pour les entreprises européennes : la Piste d’Audit Fiable (PAF). Cette exigence réglementaire vise à assurer l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques, jouant ainsi un rôle essentiel dans la conformité fiscale et la sécurité des transactions.
La PAF est une procédure établie pour garantir la traçabilité des opérations financières et assurer la conformité des factures électroniques. Elle consiste à décrire de manière exhaustive le cheminement des flux d’informations et financiers au sein de l’entreprise, ainsi que les contrôles associés à ces processus.
Qui est concerné par cette Obligation ?
Toutes les entreprises émettant ou recevant des factures électroniques non sécurisées sont tenues de mettre en place une PAF. Cela inclut celles qui n’utilisent ni l’échange de données informatisées (EDI) ni la signature électronique certifiée RGS**.
Les contrôles visent à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. Cela implique de vérifier :
– L’Authenticité de l’Origine : S’assurer de l’identification précise des partenaires commerciaux figurant sur les factures.
– L’Intégrité des Factures : Vérifier que les factures correspondent à des opérations réelles et qu’elles ne sont pas altérées ou enregistrées de manière incorrecte.
– La Lisibilité des Factures : Protéger les fichiers numériques contre la perte ou la détérioration, assurant ainsi leur accessibilité et leur compréhension.
Comment Mettre en Place une PAF dans Votre Entreprise ?
La mise en place d’une PAF nécessite une approche méthodique :
– Cartographie des Flux de Facturation : Identifier et décrire chaque étape du processus de facturation.
– Inventaire des Obligations Réglementaires : Recenser les exigences légales liées à chaque flux de facturation.
– Identification des Points de Contrôle : Répertorier les contrôles mis en place pour garantir la conformité des factures.
– Évaluation de la Robustesse des Contrôles : Optimiser les vérifications pour répondre aux exigences fiscales.
– Rédaction de la Documentation : Créer un document décrivant les processus de facturation et les contrôles associés, prêt à être présenté lors d’un contrôle fiscal.
Le non-respect de l’obligation de PAF peut entraîner des sanctions financières sévères, notamment la remise en cause des déductions de TVA et des amendes substantielles.
En conclusion, la Piste d’Audit Fiable est bien plus qu’une simple obligation réglementaire ; elle constitue un élément crucial de la sécurité et de la conformité pour toute entreprise traitant des factures électroniques. En la mettant en place de manière méthodique, vous protégez votre entreprise tout en optimisant vos processus de facturation.
Et c’est là que votre RAF ou votre Office Manager peut intervenir !
Être en conformité c’est s’offrir une tranquillité !
